Tổ chức sự kiện Phật giáo - Khâu truyền thông

SỰ KIỆN THỨ HAI

Chúng ta có thể hình dung hoạt động truyền thông trong tổ chức sự kiện Phật giáo sẽ tạo nên sự kiện thứ 2, bên cạnh sự kiện thứ nhất là sự kiện được tổ chức.

Sự kiện thứ nhất là sự kiện thật, diễn ra trong thực tế tại một thời điểm và không gian cố định, với người tham dự là số người có mặt tại thời điểm sự kiện diễn ra.

Sự kiện thứ hai là sự kiện truyền thông của sự kiện thứ nhất, là sự kiện ảo, hình thành từ các phương tiện truyền thông đại chúng, như báo in, phát thanh truyền hình, internet, sách, các phương tiện audio, video… Số người tham dự sự kiện thứ hai bao gồm công chúng của các phương tiện truyền thông, chịu sự tác động của hoạt động truyền thông phục vụ sự kiện.

Sự kiện thứ hai bắt đầu sớm hơn sự kiện thứ nhất với những thông tin và kết thúc sau sự kiện thứ nhất, được coi là những “âm vang” của sự kiện.

Tuy nhiên, bộ phận truyền thông trong ban tổ chức sự kiện còn có vai trò “lịch sử hóa” sự kiện, nếu nó là một sự kiện đặc biệt. Việc xuất bản kỷ yếu sự kiện, báo cáo hội nghị khoa học liên hệ sự kiện, thực hiện phim tài liệu về sự kiện nằm trong mục tiêu làm cho sự kiện được ghi nhận vĩnh viễn, trở thành một ngày kỷ niệm. Trong trường hợp này, có thể coi là, sự kiện không kết thúc, mà chuyển sang tồn tại ở một dạng khác.

BỘ PHẬN PHỤ TRÁCH TRUYỀN THÔNG TRONG BAN TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Vì có trách nhiệm tổ chức “sự kiện thứ hai” nên bộ phận phụ trách công tác truyền thông có vai trò hết sức quan trọng trong việc tổ chức sự kiện. Sự kiện thứ nhất có được tổ chức thành công hay không một phần quan trọng phụ thuộc vào công tác truyền thông, cụ thể là trước hết đối với mục tiêu cổ động cho sự kiện, nâng cao số người tham dự sự kiện. Hình ảnh tác động của sự kiện, đối với cả trong và ngoài nước cũng phụ thuộc vào công tác truyền thông.

Thành công của sự kiện chiêm bái Phật ngọc cho thấy vai trò của công tác truyền thông. Tin tức trên báo chí đã góp phần quan trọng cho kết quả là một số lượng người đông đảo đến lễ bái Phật ngọc. Đến giờ, sự kiện Phật ngọc “thứ hai” vẫn chưa kết thúc, với không biết bao nhiêu là bức ảnh Phật ngọc treo ở nhiều nơi, trên các bàn thờ gia đình, hay trên những chiếc xe hơi xuôi ngược… cũng như với hàng chục ngàn bản video đã được phát hành.

Để huy động được tối đa hoạt động truyền thông phục vụ sự kiện Phật giáo, bộ phận phụ trách công tác truyền thông trong ban tổ chức sự kiện phải được hình thành một thời gian cần thiết trước sự kiện và sớm đưa vào hoạt động. Bộ phận phụ trách truyền thông có trách nhiệm thiết kế việc tổ chức sự kiện thứ hai, sao cho đạt được hiệu quả cao nhất, với chi phí tiền của và công sức ở mức thấp nhất có thể.

Cung cấp thông tin cho báo chí, thúc đẩy báo chí quảng bá sự kiện, tổ chức giới thiệu sự kiện bằng mọi phương thức truyền thông có thể là những nhiệm vụ đầu tiên trong bản thiết kế “sự kiện thứ hai”. Đối với sự kiện Phật giáo, cung cấp thông tin báo chí là điều cần hết sức chú trọng. Có thể có một số không ít nhà báo, dù muốn thông tin về sự kiện Phật giáo sắp được tổ chức, nhưng điều chắc chắn là sẽ gặp không ít khó khăn do thiếu thông tin chuyên sâu về tôn giáo.

Chúng ta trở về với sự kiện chiêm bái Phật ngọc. Những thông tin đặc biệt về giá trị của khối ngọc, quá trình cung thỉnh khối ngọc và chế tác được quảng bá rộng rãi đã thúc đẩy số đông người đến chiêm bái. Vấn đề ở đây là thông tin, vì nhìn bằng mắt ở khoảng cách đến vài mét, người chiêm bái không thể nào cảm được chất ngọc quý giá của pho tượng (một pho tượng xi măng hay thạch cao khéo chế tác về hình thức cũng sẽ đưa đến những nhận thức bằng mắt không khác gì tượng Phật ngọc). Cảm giác “ngọc” chủ yếu dựa trên thông tin trước đó mà người đi chiêm bái tiếp nhận. Thông tin đó đến từ đâu, nếu không phải đến từ bộ phận phụ trách công tác truyền thông sự kiện?

Thông tin báo chí thường được phổ biến bằng hình thức họp báo. Tuy nhiên, hiện nay, phương thức cung cấp tài liệu chi tiết trước họp báo và buổi họp báo chủ yếu dành để giải đáp thắc mắc được coi là phương thức tốt hơn, vì các nhà báo có thời gian tìm hiểu thông tin trước và có cơ hội tìm hiểu thêm những gì cần thông tin chi tiết hơn theo mong muốn.

Truyền thông hiện nay không nên quan niệm hẹp như từ trước đến nay, là báo chí chỉ gồm báo in và đài phát thanh truyền hình, hay nhà báo chỉ gồm những người có thẻ nhà báo. “Dân báo”, tức nhà báo công dân, nhà báo không chuyên là một khái niệm đã được công nhận và sử dụng rộng rãi, đặc biệt là từ khi internet phát triển. Vì vậy, để quảng bá sự kiện Phật giáo, cần tận dụng trang web và khả năng thông tin của internet để cung cấp thông tin sự kiện một cách rộng rãi tối đa.

Khi hoạt động thông tin về sự kiện được tiến hành, thì sự kiện thứ hai, sự kiện ảo đã bắt đầu.

“TRUNG TÂM BÁO CHÍ”

Trong các sự kiện lớn, trung tâm báo chí thường được tổ chức để phục vụ cho giới báo chí tác nghiệp. “Trung tâm” vẫn có thể có ở những sự kiện có quy mô giới hạn hơn, với nghĩa là một đơn vị chuyên trách, một không gian nhất định, với các phương tiện tối thiểu phục vụ báo chí tác nghiệp.

Trước đây, trung tâm báo chí là một nơi đặt điện thoại, fax, máy viễn tín, đặt máy Video Tape Recorder (nhận tín hiệu hình ảnh từ camera)…

Hiện nay, với sự phát triển của khoa học công nghệ, các phương tiện trên không còn cần thiết, thì “trung tâm” báo chí có nhiệm vụ cung cấp kết nối internet cho điểm tổ chức sự kiện, soạn thảo phân phát truyền tải những bản tin cập nhật của ban, như chương trình chi tiết, số lượng người tham dự thực tế, danh sách khách quý có mặt và chức vụ của họ, những nội dung phát biểu chính trong sự kiện (văn bản giấy, ghi âm, file văn bản)…

“Trung tâm” báo chí cũng có nhiệm vụ hỗ trợ tác nghiệp kỹ thuật truyền thông đặc biệt, chẳng hạn như truyền hình, như chuẩn bị các vị trí đặt camera, đèn chiếu, kết nối âm thanh, nguồn điện ổn áp, điểm đặt thiết bị kết nối cáp, hay viba cho trực tiếp truyền hình.

Trong một số trường hợp đặc biệt, trung tâm báo chí còn là cơ sở để thực hiện và cập nhật trang web về sự kiện (chẳng hạn Vesak 2008 có trang web riêng).

“Trung tâm” báo chí được coi là cơ sở để tổ chức sự kiện thứ hai từ sự kiện thứ nhất đang diễn ra.

“HẬU” SỰ KIỆN

Sự kiện thứ nhất kết thúc, nhưng sự kiện thứ hai, sự kiện ảo, sự kiện trên các phương tiện truyền thông vẫn tiếp tục diễn ra. Do đó, sau khi sự kiện thứ nhất kết thúc, ban tổ chức có thể không còn, nhưng bộ phận phụ trách truyền thông vẫn tiếp tục hoạt động.

Có những tình huống bất ngờ diễn ra ở sự kiện thứ hai, mà bộ phận chuyên trách phải có trách nhiệm giải quyết. Chẳng hạn, có thể ví dụ đến những luồng dư luận trái chiều sau sự kiện cung nghinh xá lợi Phật mới đây.

Bộ phận phụ trách tổ chức sự kiện thứ hai sẽ theo dõi diễn biến sự kiện trên không gian truyền thông, kịp thời phát hiện vấn đề, ghi nhận, phân tích, đề xuất cấp có thẩm quyền, có trách nhiệm giải quyết, hoặc tự tiến hành các biện pháp giải quyết tùy mức độ sự việc.

Những diễn biến dư luận sau sự kiện rước xá lợi Phật và những phản ứng tự phát từ phía một số đơn vị truyền thông Phật giáo cho thấy hoạt động sau sự kiện (tức sự kiện thứ hai) từ phía ban tổ chức không có.

Nhưng còn rất nhiều trường hợp, sự kiện Phật giáo diễn ra nhưng chỉ giới hạn ở những người tham dự sự kiện (tức là chỉ có sự kiện thứ nhất, không có sự kiện thứ hai), ngoài ra không ai biết, thì chính là do trong quá trình tổ chức sự kiện thiếu hẳn khâu truyền thông.

Minh Thạnh
[Tập san Pháp Luân - số 73, tr84, 2010]